Por que (quase) todas as reuniões são inúteis?

Você já se viu sentado em uma reunião, olhando para o relógio e pensando: "Por que estou aqui?". Bem, você não está sozinho. Um estudo conduzido por Steven Rogelberg, professor de administração da Universidade da Carolina do Norte, mostra uma luz sobre essa questão que atormenta muitos de nós no mundo corporativo. Segundo a pesquisa, 31% das reuniões são completamente inúteis. Sim, você leu certo, quase um terço do tempo gasto em reuniões não leva a lugar nenhum.

O estudo examinou a rotina de 632 colaboradores em 20 setores diferentes da economia americana e descobriu que, em média, eles perdem incríveis 18 horas por semana em encontros. Isso equivale a quase meio expediente de trabalho, uma quantidade impressionante de tempo.

Mas por que nós continuamos a dizer "sim" a convites para reuniões que sabemos serem inúteis? Steven Rogelberg, que pesquisa reuniões há duas décadas, coloca isso de maneira simples: "As reuniões nos controlam, e reuniões ruins têm um custo enorme." É um dilema com o qual muitos de nós estamos familiarizados. Então, como podemos retomar o controle e tornar nossas reuniões mais produtivas? Vamos explorar algumas estratégias para evitar o desperdício de tempo em reuniões.

A empresa de software America Asana realizou um estudo intitulado "Índice Anatomia do Trabalho Global", onde releva que profissionais gastam, em média, 3,6 horas por semana em reuniões consideradas desnecessárias. Além disso, outros colaboradores perdem cerca de 2,8 horas semanais em reuniões que poderiam ser evitadas.

Essa situação de desperdício de tempo em reuniões não é apenas resultado de uma má organização, embora esse seja um fator importante. Também está relacionada ao funcionamento do nosso cérebro. Pesquisas científicas revelam que nossa capacidade de manter a atenção tende a diminuir após cerca de 30 minutos. Assim, é natural que reuniões longas e tediosas se tornem pouco eficazes, já que a concentração dos participantes se esvai rapidamente.

O desafio real é encontrar maneiras criativas de fazer as reuniões funcionarem melhor e serem mais interessantes, considerando que nosso foco diminui naturalmente após cerca de meia hora. Afinal, as reuniões são super importantes para colaborar e tomar decisões nas empresas, então não dá para simplesmente abandoná-las. Na próxima parte, vamos dar uma olhada em dicas práticas para economizar tempo em reuniões e fazer com que todos estejam ligados e fazendo a diferença.

De acordo com uma pesquisa de 2019, apenas 44% do tempo de reunião é bem gasto. Sim, menos da metade. O resto é totalmente irrelevante. Olha só:

Imagine isso: você é um gestor ocupado, sempre no ritmo acelerado do mundo corporativo. Meio dia por semana parece um monte de tempo, certo? Mas vamos dar uma olhada mais de perto nesses números.

Meio dia por semana se traduz em um dia inteiro de trabalho, todas as semanas. É um dia inteiro em que você poderia estar tomando decisões estratégicas, liderando sua equipe, ou até mesmo aproveitando um merecido descanso.

Aqui está a reviravolta: ao final de um ano típico, você terá dedicado 7 semanas inteiras a reuniões! Isso mesmo, 7 semanas, quase dois meses completos. Parece um pouco surpreendente, não é?

Agora, pense nisso de outra maneira: você passa mais tempo em reuniões do que em suas próprias férias. Enquanto suas merecidas pausas se resumem a algumas semanas por ano, suas reuniões continuam semana após semana, mês após mês.

Por fim, uma reunião não é positiva para nossa produtividade. De acordo com um estudo publicado no MIT Sloan Management Review , também “impacta negativamente o bem-estar psicológico, físico e mental das pessoas”.

Vamos aprofundar ainda mais essa questão das reuniões. Além de afetar a produtividade, estudos, como o publicado no MIT Sloan Management Review, apontam que esses encontros muitas vezes lançam um impacto negativo o bem-estar psicológico, físico e mental das pessoas. Isso levanta uma questão crucial: estamos sacrificando nossa saúde e satisfação em nome de reuniões aparentemente intermináveis?

Quando são reduzidos ou mesmo eliminados, é notado uma melhoria da autonomia, uma maior cooperação e satisfação entre os colaboradores. Então, as reuniões devem ser interrompidas? Não todas, mas a grande maioria. E para aqueles que querem manter, devem torná-las muito mais envolventes e eficientes.

Agora, como fazer isso? Existem estratégias para tornar as reuniões valiosas e menos prejudiciais para o bem-estar das equipes. Continue a leitura para descobrir!

Aqui estão algumas dicas simples para fazer uma reunião ser realmente boa:

Planejamento power: Antes de começar a reunião, tenha um plano. Defina claramente os tópicos a serem abordados. Ter um plano afiado ajuda a manter a reunião no trilho e evita que ela se desvie para caminhos desconhecidos.

Tempo é precioso: Reuniões longas são chatas e ninguém gosta de ficar preso nelas. Mantenha a reunião enxuta, com cerca de 30 minutos de duração. Assim, todo mundo fica esperto e na vibe certa.

Hora é hora: Seja pontual. Comece a reunião na hora certa e encerre quando prometeu. Demonstre respeito pelo tempo de todos e mostre que você é o mestre do relógio.

Chame os essenciais: Convide apenas as pessoas que realmente fazem a diferença na discussão. Fuja de extras que só vão atrapalhar e não têm nada a ver com a história.

Foco total: Peça para todo mundo desligar os dispositivos eletrônicos. A concentração é o nome do jogo. Nada de distrações!

Registre e aja: Anote o que foi decidido durante a reunião e quem é responsável pelo quê. Isso mantém todo mundo na linha e as coisas acontecendo como planejado.

De pé para agilidade: Às vezes, fazer a reunião com todos de pé pode ser o truque. Isso mantém a energia lá em cima, a conversa direta e ninguém quer ficar enrolando.

A partir de agora, antes de organizar ou participar de uma reunião, faça essa pergunta: você realmente precisa de uma reunião? Um e-mail não seria suficiente para avançar neste projeto? Certifique-se de que cada minuto gasto em uma sala de conferências vale a pena, e quem sabe, talvez você possa reservar um tempo extra para umas férias bem merecidas! 😎✈️🌴

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