Onboarding: 3 dicas para integrar uma nova pessoa colaboradora

A boa notícia chegou: o candidato escolhido está prestes a se juntar à sua equipe! No entanto, depois de toda empolgação, é hora de se preparar para a chegada dele, também conhecida como onboarding. Embora possa parecer um pouco demorado, essa fase é essencial no ciclo de vida do novo colaborador. 

Os números pode nos dar uma ideia. O estudo realizado pela Brandon Hall Group mostrou que empresas que contam com um programa de onboarding bem estruturado tem sua taxa de retenção de talentos aumentada em 82% e sua produtividade em 70%. 

Aqui está o porquê: um onboarding eficiente ajuda a estabelecer uma conexão emocional entre os novos colaboradores e a organização. Ao fornecer informações claras sobre a cultura da empresa, valores, objetivos e expectativas, você está mostrando aos novos membros da equipe que eles fazem parte de algo maior. Isso ajuda a fortalecer o senso de pertencimento e o alinhamento cultural, fazendo com que se sintam valorizados desde o início. Pensando nisso, separamos 3 dias para integrar uma nova pessoa colaboradora. Vamos lá!

Preparar a chegada de um novo colaborador é tão importante quanto comprar presentes de Natal (mas menos complicado, garantimos).  

Em um levantamento do Workplace Learning Report do LinkedIn, concluiu que 93% dos profissionais ficariam mais tempo em uma organização se ela investisse em programas de integração. Além disso, os dados também mostram que colaboradores que passam por um onboarding eficiente têm maior probabilidade de se tornarem embaixadores da empresa, recomendando-a para outras pessoas e contribuindo para uma cultura organizacional positiva. 

Muitas informações, né? Mas não se preocupe! Aqui está uma lista de coisas para poder se preparar:

Sabemos que iniciar em um novo emprego é um momento que gera ansiedade e dúvidas, por isso, para começar “com o pé direito” o processo de onboarding, é importante que seja feito desde o momento de aceitação da vaga.

Curiosidade: O State of the American Workplace, relatório anual da Gallup sobre ambientes de trabalho nos Estados Unidos, mostra que apenas 12% dos colaboradores afirmam que a sua organização tem um ótimo programa de onboarding. 

Seja por ligação, e-mail, ou até mensagem, estabelecer uma comunicação receptiva e que esclareça todas as dúvidas é essencial para tranquilizar o contratado. Combine horário, quem irá recepcioná-lo, passe uma prévia do primeiro dia para que ele vá preparado e menos ansioso.

A melhor maneira de preparar o terreno é informar as outras equipes, pelo menos aquelas com as quais o novo colaborador irá trabalhar. Por um lado, é importante divulgar a boa notícia de que a equipe está crescendo e, por outro lado, evitar surpresas para os colegas (não, ele não está aqui para invadir o espaço). 

A forma de comunicação pode variar de acordo com as ferramentas internas da empresa, mas recomendamos enviar um e-mail ou uma mensagem direta (via Slack, Teams, etc.) para que todos tenham as mesmas informações.

Assim como Bob, o construtor, não pode ir longe sem sua caixa de ferramentas, seu novo colaborador também precisa do equipamento adequado. Na medida do possível, prepare o equipamento de trabalho do recém-chegado, como um computador, identificadores, uma mesa dedicada, documentos e materiais de trabalho. 

Além disso, certifique-se de fornecer acesso aos recursos da empresa, como cartão de acesso e códigos de segurança. Certifique-se de que tudo está pronto para que ele possa começar a trabalhar sem problemas.

Um "buddy" - ou padrinho - é um membro da equipe (que pode ou não estar na mesma equipe da nova pessoa colaboradora) responsável por recebê-la e apoiá-la durante seus primeiros dias. 

Ter um "buddy" traz várias vantagens. Em primeiro lugar, pode ajudar a aliviar a pressão sobre a nova pessoa colaboradora, uma vez que não há uma relação hierárquica direta entre eles. Em segundo lugar, o "buddy" pode apresentar a nova pessoa colaboradora a outras pessoas e ajudá-la a se integrar melhor na equipe. Por último, usufruir dessa prática pode ser útil se você tiver uma agenda ocupada e não puder dedicar muito tempo ao novo colaborador.

Afinal, quem não gosta de se sentir bem-vindo? O primeiro dia de trabalho pode ser repleto de emoções e nervosismo, mas se a empresa proporcionar um ambiente acolhedor, onde os colegas de trabalho estendem a mão e os líderes demonstram interesse genuíno em conhecê-los, a adaptação será muito mais fácil. Atividades como almoços de boas-vindas ou cafés informais ajudam a criar conexões pessoais e a construir relacionamentos positivos desde o início.

Reunimos em alguns tópicos dicas que podem tornar essa fase mais acolhedora:

Após os primeiros dias, pode ser tentador relaxar e deixar as coisas se acomodarem. Mas é importante não esquecer do feedback.

Interessante notar que, segundo a Harvard Business Review, enquanto as pessoas colaboradoras levam oito meses para atingir o pico de produtividade, pouco mais da metade deles afirma, em pesquisa da CareerBuilder, que a duração dos programas de integração é de, no máximo, uma semana. 

Você pode agendar uma sessão única ao final das primeiras semanas ou ter sessões regulares, conforme preferir. Em qualquer caso, é fundamental dar à nova pessoa colaboradora a oportunidade de expressar sua opinião livremente, contar suas experiências e fazer perguntas. Essa troca complementa as reuniões individuais, que são mais voltadas para acompanhar o treinamento e as habilidades adquiridas.

Essa abordagem ajuda a identificar rapidamente quaisquer problemas relacionados à integração do novo funcionário e encontrar soluções antes que ele decida desistir. Lembre-se de que, uma recepção adequada aos colaboradores recém chegados pode aumentar a taxa de retenção em até 82%, indica uma pesquisa da Glassdor. Portanto, escolha um processo de integração bem estruturado - tanto você quanto a nova pessoa colaboradora evitarão muitos problemas!

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