5 maneiras de fazer uma reunião (quase) perfeita
A empresa de software America Asana realizou um estudo intitulado “Índice Anatomia do Trabalho Global”, onde releva que profissionais gastam, em média, 3,6 horas por semana em reuniões consideradas desnecessárias.
Além disso, outros colaboradores perdem cerca de 2,8 horas semanais em reuniões que poderiam ser evitadas. Então, para evitar perder tempo, aqui está a receita (quase) perfeita para uma reunião eficaz.
Como fazer uma reunião realmente eficaz?
- Tenha uma agenda: Uma reunião = Um tópico. De acordo com um estudo realizado pela Barco and Circle Research , apenas 44% do tempo de reunião é útil. O resto é conversa fiada (13%), perda de tempo conectando um computador (11%), esperando por atrasados (11%) ou... falando sobre um assunto diferente da reunião (15%). Em suma, uma perda de tempo para todos.
- Limite de 30 min de reunião: Essa duração é mais do que suficiente. Normalmente, as reuniões duram entre 54 minutos e 1 hora e 17 minutos, mas é importante saber que o cérebro tende a bloquear após 52 minutos de atenção. Além disso, após os primeiros 30 minutos, é comum surgirem sinais de desatenção.
- Chegue cedo e termine no horário: Tente chegar 5 minutos antes para tomar um café e conversar com os colegas, assim todos estarão prontos para começar no horário marcado.
- Evite transbordar o tempo: Uma reunião bem conduzida é aquela que respeita o tempo estipulado. Mesmo 5 minutos perdidos podem ser significativos quando multiplicados pelo número de participantes.
- Selecione bem os convidados: Convide apenas as pessoas essenciais para a reunião. Ter muitas pessoas pode dificultar a eficiência e algumas delas podem não ter contribuições relevantes para o assunto em pauta.
- Elimine distrações: Deixe o telefone, o computador e os e-mails de lado durante a reunião. Isso pode parecer um pouco duro, mas ajuda a manter o foco e a atenção no que está sendo discutido.
A redação recomenda
Bônus: se levante!
Quando estamos em pé, naturalmente ficamos mais ativos e propensos a interações rápidas. Ao invés de ficar sentado por uma hora, que tal ter uma discussão efetiva em pé, com uma xícara de café nas mãos?
Depois da reunião, não se esqueça de fazer um relatório. Para garantir que as coisas aconteçam, formalize um plano de ação com um retroplanejamento contínuo. Quem fará o quê e quando? Ter boas intenções é importante, mas agir é ainda melhor.
Antes de finalizar, vamos fazer uma pergunta importante: será que realmente precisamos de uma reunião?
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