5 dicas para parar de perder tempo com e-mails
Todos os dias, você gasta até um terço do seu tempo de trabalho verificando seus e-mails. Isso pode ser o equivalente a 5 horas diárias para profissionais em cargos de gerência! Chegou a hora de mudar isso.
Você já parou para pensar no tempo que você gasta todos os dias verificando seus e-mails? Provavelmente é mais do que imagina. Estudos indicam que esse hábito pode consumir até um terço do seu tempo de trabalho, chegando a até 5 horas diárias para profissionais em cargos de gerência. Diante disso, reunimos cinco dicas valiosas para você economizar tempo e tornar a gestão dos seus e-mails mais eficiente.
Envie menos e-mails
Pode parecer simples, mas é um passo essencial. Reduza a quantidade de e-mails que envia e, naturalmente, receberá menos em retorno. Pense nisso como uma equação matemática básica. Antes de redigir uma mensagem, questione-se: É realmente necessário escrever isso? Será que não consigo obter essa informação de outra maneira? Ou, ainda melhor, posso resumir várias informações em uma única mensagem, em vez de criar um ciclo com 3-4 mensagens separadas?
Pare de encaminhar ou copiar
Aqui também entra a questão do volume. Ao parar de encaminhar ou copiar e-mails desnecessariamente, todos saem ganhando em termos de tempo. Antes de fazer isso, faça uma análise crítica: Será que todos os destinatários realmente precisam dessas informações? A exemplo de uma reunião, será que todos os envolvidos têm necessidade disso?
Marque um horário com sua caixa de correio
Aqui está uma dica que pode soar um pouco estranha, mas faz todo sentido: reserve um ou dois intervalos de tempo específicos para lidar com seus e-mails. Essa é a chave para uma abordagem mais eficiente. Nada é mais desgastante do que interromper a cada 5 minutos para processar um e-mail. Essa prática não apenas é pouco proveitosa, mas também desagrada ao cérebro. Estudos mostram que, em média, leva-se de 5 a 7 minutos para retomar a concentração em uma tarefa após uma interrupção. Esse fenômeno é conhecido como a Lei de Carlson.
A redação recomenda
Adote a regra dos 3 min.
Se uma resposta puder ser dada em menos de 3 minutos, responda imediatamente. A simplicidade e extrema eficácia dessa abordagem são notáveis. Isso trará duas consequências imediatas: você se livrará das suas tarefas rapidamente e aumentará a sua eficiência. Caso contrário, sabemos bem como terminará: a tarefa vai se prolongar e, eventualmente, os e-mails vão se acumular na página 2, formando uma pilha de mensagens não lidas.
Crie modelos de e-mails padronizados.
Embora possa não parecer muito emocionante ou entusiasmante, essa estratégia economiza considerável tempo. Na maioria das vezes, suas necessidades em e-mails são recorrentes e as mensagens são essencialmente as mesmas. Para evitar a exaustiva repetição, desenvolva várias estruturas de mensagens que possam ser adaptadas conforme necessário.
Seja para fazer acompanhamento com um cliente, lançar um projeto ou elaborar um resumo de uma reunião. Esse hábito automático permitirá combater o impulso procrastinador causado pela temida página em branco – muitas vezes é isso que nos leva a procrastinar em relação aos e-mails.
Por fim, lembre-se de que um e-mail tem um impacto ambiental. E não é um impacto insignificante. Um e-mail com um anexo é equivalente a manter uma lâmpada acesa por uma hora.
Não se esqueça de que existem múltiplas formas de comunicação. Você dispõe de ferramentas como o Slack, mas também pode simplesmente usar... a sua voz. Se levantar e conversar com um colega pessoalmente é muito mais eficaz do que enviar um e-mail. Em todos os aspectos, vale a pena considerar.
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